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기업법무팀은 계약 법무 검토부터 법률 자문, 소송 관리에 이르기까지 다양한 업무를 수행하며, 특히 계약 검토는 양이 방대하고 중요도는 높은 핵심 업무라고 할 수 있습니다. 계약 검토는 기업의 정책, 가이드라인 및 내부 계약 검토 기준에 따라 계약의 주요 내용을 확인하고 잠재적인 리스크를 분석하고 방지하는 역할을 합니다. 법무 검토 과정은 일반적으로 3~4일 정도 소요되지만, 복잡하거나 중요한 계약의 경우 더 많은 시간이 필요하기도 합니다.
그러나 법무팀이 수행하는 주요 업무 중 하나임에도, 많은 기업이 아직 체계적인 계약 관리 시스템을 갖추지 못해 문서 검색, 버전 관리, 체결본 보관 등 계약 관련 업무에서 불필요한 시간 및 비용이 발생하는 등의 다양한 어려움을 겪고 있습니다.
이런 상황에서 앨리비(allibee)와 같은 계약관리 솔루션의 도입은 법무팀의 업무 효율성을 향상하고 프로세스를 크게 개선할 수 있습니다. 이 글에서는 기업법무팀 소속으로써 오랜 기간 기업 법무 업무를 수행한 세 변호사와의 집중 인터뷰를 통해 기업 법무팀 입장에서 앨리비를 도입해야 하는 5가지 이유를 실제 사례를 통해 알아보고, 앨리비가 어떻게 법무팀의 업무를 혁신하고 기업의 리스크 관리 능력을 향상할 수 있는지 살펴보고자 합니다.
1. 리걸AI 기반 편리한 계약서 검색 기능을 통한 업무 시간 단축
2. 체계적인 수정 버전 별 계약서 관리를 통한 혼선 방지
3. 디지털과 AI 기반 효율적인 커뮤니케이션으로 업무 효율 향상
4. 디지털 체결본 보관함을 이용한 효율적인 계약서 관리
5. AI Contract Review를 통한 계약 검토의 일관성 확보
많은 기업의 법무팀에서는 계약서 검색에 상당한 시간을 소요하고 있습니다. 이는 대부분의 기존 법무 관리 시스템이 계약 상대방, 날짜, 금액 등 제한된 키워드로만 검색이 가능하다는 한계를 갖고 있기 때문입니다.
기업 법무팀에서 근무한 경험이 있는 한 변호사는 "기존 법무 관리 시스템에서는 내가 활용하고자 하는 조항이나 문구로 검색이 불가능해서, 검색 기능이 사실상 무용지물이었습니다."는 경험담을 말했습니다. 이처럼 기존 시스템에서는 특정 조항이나 문구를 찾기 위해 수많은 문서를 일일이 확인해야 하는 번거로움이 있었습니다.
그러나 앨리비에서는 계약서 전문을 대상으로 한 키워드 검색은 물론, 특정 조항별 검색까지 가능합니다. 때문에 법률 전문가들이 필요한 정보를 빠르고 정확하게 찾을 수 있어 업무 시간을 크게 단축할 수 있습니다.
뿐만 아닙니다. 과거의 유사 계약이나 자문 사례를 찾는 일 역시 법무팀에서 자주 수행하는 업무 중 하나입니다. 새로운 계약 검토나 법률 자문 시 참고 자료로 활용하는 일이 잦기 때문이죠. 앨리비에는 리걸에 특화된 AI가 탑재되어 있어, 이런 유사 계약이나 자문 사례 역시 쉽게 찾을 수 있습니다. 덕분에 계약 검토 업무를 좀 더 빠르고, 일관되게 수행할 수 있도록 효율성을 높일 수 있죠.
계약 업무를 진행하다 보면 계약 이해 당사자들과의 협상 과정에서 여러 버전의 문서가 오고 갑니다. 그리고 이 과정에서 잘못된 버전을 검토하거나, 변경된 사항을 놓치는 일이 발생하기도 합니다. 만약 그럴 경우, 업무에 혼선이 생기는 것은 물론이고 심하게는 법적 리스크로까지 이어질 수도 있습니다. 심한 경우 상대방이 사전 동의 없이 내용을 변경한 뒤, 이를 명시하지 않고 계약서를 보낼 수도 있습니다.
한 변호사는 이런 상황에 대해 "사업 부서에서 계약서의 일부 조항의 내용을 변경해 놓고, 변경이 없는 것처럼 아무 말 없이 다시 보내는 경우가 종종 있습니다. 보통은 변경되었다고 언급한 부분만 검토하는 경우가 많은데, 이렇게 되면 매번 수십 장씩 되는 계약서 전체를 다 확인해야 하는 번거로움이 생기기도 합니다.”며 현업에서의 고충을 털어놓았습니다.
그러나 앨리비는 모든 버전의 계약서를 즉시 저장하고 관리하기 때문에 수정된 모든 변화를 한 번에 파악할 수 있게 해줍니다. 또한, 버전별로 변경 사항을 쉽게 비교할 수 있어 중요한 변경 사항을 놓치지 않고 파악할 수 있습니다.
이러한 체계적인 버전 관리 시스템은 계약 협상 과정에서의 모든 변경 사항을 정확히 추적하고 관리함으로써, 법무팀이 더욱 안전하고 효과적으로 계약 업무를 수행할 수 있도록 도울 수 있습니다.
기존의 업무 수행 방식은 전화, 이메일, 메신저 등 커뮤니케이션이 파편화되어 있어, 업무의 비효율성을 증가시키는 요인으로 작용하곤 했습니다. 이러한 문제점에 대해 한 법무팀 전문가는 다음과 같이 설명했습니다.
"보통 이메일로 계약 검토를 의뢰받는 경우가 많은데, 이럴 경우 검토해야 하는 계약을 놓칠 수도 있고, 우선순위 파악이 불가능해 중요하거나 급한 검토 건을 파악하기 힘들었습니다. 또한 사업 부서 입장에서는 진행 상황을 모르기 때문에 하염없이 기다려야 하는 답답함도 있었습니다."
하지만 앨리비는 계약서 작성부터 법무 검토 요청, 승인 및 결재에 이르는 모든 과정을 하나의 통합된 플랫폼에서 관리할 수 있기 때문에 이러한 문제를 효과적으로 해결할 수 있습니다. 관련된 모든 담당자가 계약서상에 메모로 의견을 남기거나 수정을 제안할 수 있으며, 이를 통해 커뮤니케이션의 비 동기성을 줄이고 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
덕분에 현업부서에서는 계약 검토 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있어, 업무 현황을 보다 직관적으로 파악할 수 있으며, 법무팀에서는 놓치는 계약 없이 우선순위에 따라 보다 체계적으로 업무를 관리할 수 있습니다. 이러한 효율적인 커뮤니케이션 시스템은 부서 간 협업을 원활하게 하고 전체적인 계약 관리 프로세스의 속도를 높이는 데 크게 기여할 수 있습니다.
계약 체결 후 원본 계약서를 안전하게 보관하고 체계적으로 관리하는 일은 기업 운영에 있어 매우 중요한 업무입니다. 그러나 생각보다 많은 기업에서 체결본을 제대로 관리하지 않아 다양한 문제가 발생하고 있습니다.
앨리비는 이러한 문제를 해결하기 위해 디지털 체결본 보관함 기능을 제공합니다. 이 기능을 통해 체결된 계약서를 디지털화하여 손쉽게 보관하고 검색할 수 있으며, 체결본을 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이는 필요할 때 원하는 계약서를 빠르게 찾아 업무에 참고하기 위해서도 꼭 필요한 기능입니다.
실제 현업에서 겪었던 경험을 공유한 한 법무팀 전문가는 "한 외국계 기업과 재협상을 할 일이 있었는데, 상대방은 1970년도에 체결한 주주 간 계약서부터 이후의 모든 협의 관련 히스토리를 전부 보관하고 갖고 있어서 놀라웠습니다. 때문에 당시 협상에서 다소 난항을 겪었습니다."라고 실제 사례를 공유하기도 했습니다.
이런 사례는 체계적인 계약서 관리를 통해 과거 계약 내용과 협상 과정을 정확히 파악하고 있는 것이 향후 비즈니스에서 얼마나 큰 이점이 될 수 있는지를 잘 보여줍니다.
따라서 체결된 계약서를 보관하고 손쉽게 찾을 수 있도록 체계적으로 관리하는 일은 단순한 문서 정리 차원을 넘어, 기업의 전략적 비즈니스 운영을 위해 필수적인 작업이라고 할 수 있습니다. 앨리비의 디지털 체결본 보관함은 PDF 파일을 리걸에 특화된 OCR로 분석해 조와 항 단위로 데이터를 추출하고 체결본 보관함에 쉽고 빠르게 저장해 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 돕습니다.
아무리 경험이 풍부한 법률 전문가라 할지라도 많은 양의 문서를 꼼꼼하게 살펴봐야 하는 계약서 업무에서는 늘 시간이 부족하게 마련입니다. 특히 단시간 내에 많은 양의 문서를 검토해야 하는 상황이 생기면, 시간에 쫓겨 중요한 내용을 놓칠 수도 있습니다.
이에 대해 한 법무팀 전문가는 아래와 같이 설명했습니다.
"보통 사내 법무팀의 변호사들은 계약서마다 특히 주의 깊게 검토해야 하는 항목들이 개인별로든 팀 단위로든 정해져 있습니다. 예를 들어, 8개 항목을 위주로 검토한다는 가이드라인이 있다면, 이상적으로는 8개 전부를 꼼꼼하게 봐야 하겠지만, 업무가 바쁠 때는 현실적으로 그중 7개 혹은 6개만 보고 넘기는 경우가 생길 수 있습니다."
이어서 AI Contract Review가 이런 상황에서 지닌 장점을 다음과 같이 설명하기도 했습니다.
"AI는 이런 상황에서도 일괄적으로 똑같은 기준에 맞춰 동일하게 검토해 주기 때문에 계약 검토에 있어 빠뜨림 없이 일관성을 확보할 수 있어 안심할 수 있었습니다."
이처럼 앨리비의 AI Contract Review 기능은 전문가의 역할을 보조해 업무를 효율적이게 안심하고 수행할 수 있게 해주는 도구로서의 역할을 할 수 있습니다. 정해진 가이드라인을 중심으로 빠르게 주요 확인 사항을 일관되게 검토할 수 있다는 건 AI가 지닌 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다.
앨리비는 사내 법률 전문가들의 업무 효율성을 크게 향상할 수 있는 올인원 비즈니스 솔루션입니다. 편리한 검색 기능과 체계적인 계약서 버전 관리, 효율적인 커뮤니케이션 및 안전한 체결본 보관, AI Contract Review 등의 다양한 기능을 통해 법무팀의 업무 프로세스를 효율적이고 편리하게 개선할 수 있습니다.
특히 디지털 전환이 가속화되는 최근의 비즈니스 환경에서, 이러한 올인원 솔루션의 도입은 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다. 앨리비는 법무팀이 단순 반복적인 업무에서 벗어나 보다 전략적이고 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 돕고 업무의 효율성을 높이는 최고의 솔루션이 될 것입니다.
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